NOTAS PREVIAS
Los fondos documentales del Capítulo de la Catedral de Tarragona se conservan en la sede histórica del Archivo Capitular, su consulta, sin embargo, se efectúa en el Archivo Histórico Arquidiocesano de Tarragona.
Este hecho, conlleva la necesidad de solicitar previamente la documentación. Esta se sirve con un plazo máximo de dos días hábiles.
El acceso a la documentación se rige de acuerdo con la Normativa aprobada en 2006 para el Archivo Histórico Arquidiocesano de Tarragona, que a continuación reproducimos.
ACCESO AL ARCHIVO
El acceso al AHAT es libre. Para poder realizar consultas, el usuario solo tiene que presentar un documento acreditativo, como el carné de investigador o, en su defecto, el DNI; cuando se trate de la primera vez, tendrá que rellenar una ficha de usuario.
ACCESO A LA SALA DE CONSULTA
Abans d’entrar a la sala, l’usuari ha de signar en el llibre de registre, amb claredat, fent-hi constar el nom i cognoms, el lloc de residència i el número del DNI. A la sala de consulta només es pot entrar amb fulls blancs, fitxes, ordinador portàtil, càmera fotogràfica i llapis.
No es pot accedir dins la sala amb carpetes, carteres ni bosses de mà. També resta prohibit entrar qualsevol altre objecte de caràcter personal, incloses les begudes i els aliments. Tots aquest efectes s’han de deixar als armariets.
Queda totalment prohibit a l’usuari deambular per qualsevol espai reservat únicament al personal de l’Arxiu (dipòsits, despatxos, sales de treball).
ACCESO A LA DOCUMENTACIÓN
Tan solo se sirve la documentación previamente inventariada. Para acceder a la documentación que contenga datos de carácter personal, se tienen que cumplir los requisitos determinados por la ley: veinticinco años desde la fecha de la muerte, si es conocida, o cincuenta a partir de la fecha de documentación.
El Arxiu se reserva el derecho de retirar de la consulta aquella documentación que, por su estado de conservación, así lo requiera.
TRABAJO EN SALA
El personal del Arxiu intentará en todo momento ayudar al usuario para facilitarle su búsqueda; éste último puede dirigirse al primero para resolver cualquier duda que surja. El acceso a los instrumentos de descripción del Arxiu, depositados en la sala de consulta, es libre.
Por respeto a los otros usuarios, se tiene que guardar silencio en la sala; el teléfono móvil tiene que ser desconectado o silenciado, y está totalmente prohibido hablar por teléfono dentro de la sala.
El usuario puede consultar todos los libros de referencia depositados en la biblioteca auxiliar que desee sin tener que solicitar permiso previo; una vez utilizados, los tiene que devolver a su sitio. Se autoriza el uso de ordenadores personales en la sala de consulta, pero está prohibido el uso de escáneres.
SOLICITUD DE DOCUMENTOS
Las peticiones de documentación solo se pueden realizar mediante la hoja de pedido, que se encuentra en la sala. Cuando se hayan rellenado todos los campos con claridad, ésta se tiene que entregar a la persona encargada de la sala a través de la ventanilla. El número máximo de unidades documentales que se pueden pedir por sesión es de cinco. En caso de que las unidades archivísticas solicitadas sean camisas, el Arxiu se reserva el derecho de servir diez como máximo. En ningún caso se pueden pedir en una misma sesión cinco unidades archivísticas que sean volúmenes y diez camisas, sino que se tiene que seguir la manera equitativa establecida por el Arxiu (ej.- 1 vol. y 8 ca., 2 vol. y 6 ca., 3 vol. y 4 ca., y 4 vol. y 2 ca.)
La documentación se puede solicitar de 9:00 a 13:00; a partir de la 13:00 ya no se puede realizar ninguna comanda nueva.
CONSULTA DE LA DOCUMENTACIÓN
La documentación se sirve de una en una. Cuando el usuario haya terminado la consulta de un documento, éste tiene que ser devuelto a la persona responsable de la sala a través de la ventanilla, quien le proporcionará el siguiente documento. Queda terminantemente prohibida la consulta de cajas enteras.
El usuario será el responsable de la documentación que le haya sido dejada para su consulta y la tendrá que devolver en el mismo estado en que le fue dejada: mismas características, orden, constitución interna y externa, limpieza, etc. Para evitar daños en la documentación, se permite únicamente el uso de lápiz; está prohibido el uso de bolígrafo, pluma o rotulador en la sala, así como también se prohíbe calcar documentos, realizar anotaciones, paginarlos y marcarlos o señalarlos para el uso privado del usuario.
Los usuarios tienen que velar por el trato correcto y adecuado de los documentos, y tienen que tener cuenta su singularidad y fragilidad. Está prohibido doblar los documentos, apoyarse en ellos, colocar encima el papel en que se escribe y humedecer las páginas con saliva. No se pueden sacar de la sala de consulta ni documentos ni libros, así como tampoco los instrumentos de descripción.
Para una mejor conservación de la documentación, la consulta de reproducciones de originales en caso de que haya copias microfilmadas o digitalizadas de esos documentos es obligatoria. No obstante, se permitirá el acceso a los originales cuando haya una causa razonada y el estado de conservación de los originales lo permita.
RESERVA DE DOCUMENTOS
Si el usuario finaliza la sesión de trabajo sin haber acabado la consulta del documento en uso, este puede reservarlo para tres días consecutivos; el plazo máximo de reserva es de tres días naturales y si durante este plazo no ha sido consultado, el documento será devuelto al depósito. Las unidades documentales que el usuario tenga reservadas también tendrán que ser solicitadas mediante la hoja de pedido.
REPROGRAFIA
Está permitida la utilización de cámara fotográfica , siempre que no se haga uso del flash y sean reproducciones puntuales.
Se informará al responsable de la sala de consulta y rellenar un formulario de solicitud de permiso.
No se permite la reproducción total de los libros, de unidades documentales o de series.
OTROS ASPECTOS
Está prohibida la reproducción parcial o total de los instrumentos de descripción del Archivo.
La reproducción de documentos procedentes del fondo del Archivo se debe solicitar previamente por escrito, y es obligado citar la procedencia de los documentos reproducidos.
Se depositarán en el Archivo dos ejemplares de los trabajos publicados en los que se haya utilizado algún fondo del centro, con el fin de enriquecer la biblioteca auxiliar.
Església de Tarragona. Butlletí Oficial de l’Arquebisbat de Tarragona, juny de 2006, núm. 6, pàgs. 354-357