Normativa de l’arxiu

L’Arxiu de la Catedral de Tarragona és una institució cultural que pertany al Capítol de la Catedral de Tarragona, i com a tal, també forma part del patrimoni documental de l’Arquebisbat de Tarragona, la finalitat del qual és conservar, restaurar i facilitar l’accés i la consulta dels fons documentals que li són propis i d’aquells que té en dipòsit.

  • Notes prèvies

Els fons documentals del Capítol de la Catedral de Tarragona es conserven a la seu històrica de l’Arxiu Capitular, la seva consulta, tanmateix, s’efectua a l’Arxiu Històric Arxidiocesà de Tarragona.
Aquest fet, comporta la necessitat de sol·licitar prèviament la documentació. Aquesta es serveix amb un termini màxim de dos dies hàbils.
L’accés a la documentació es regeix d’acord amb la Normativa aprovada l’any 2006 per a l’Arxiu Històric Arxidiocesà de Tarragona, que tot seguit reproduïm.

  • Accés a l’arxiu

L’accés a l’Arxiu Històric Arxidiocesà de Tarragona és lliure. Per poder fer consultes l’usuari ha de presentar un document acreditatiu: el carnet d’investigador o, en el cas de no tenir-ne, simplement el DNI, i quan consulti l’Arxiu per primera vegada ha d’emplenar una fitxa d’usuari.

  • Accés a la sala de consulta

Abans d’entrar a la sala, l’usuari ha de signar en el llibre de registre, amb claredat, fent-hi constar el nom i cognoms, el lloc de residència i el número del DNI. A la sala de consulta només es pot entrar amb fulls blancs, fitxes, ordinador portàtil, càmera fotogràfica i llapis.
No es pot accedir dins la sala amb carpetes, carteres ni bosses de mà. També resta prohibit entrar qualsevol altre objecte de caràcter personal, incloses les begudes i els aliments. Tots aquest efectes s’han de deixar als armariets.
Queda totalment prohibit a l’usuari deambular per qualsevol espai reservat únicament al personal de l’Arxiu (dipòsits, despatxos, sales de treball).

  • Accés a la documentació

Només se serveix la documentació que ha estat prèviament inventariada. No es pot consultar la que contingui dades de caràcter personal, la qual, per accedir-hi, ha de complir els terminis que determina la llei: 25 anys des de la data de la mort, si és coneguda, o cinquanta a partir de la data de la documentació.
L’Arxiu es reserva el dret de retirar de la consulta la documentació que pel seu estat de conservació així ho aconselli.

  • Treball a la sala

El personal de l’Arxiu procurarà en tot moment ajudar l’usuari per tal de facilitar-li la seva recerca. Podeu dirigir-vos a ell per resoldre qualsevol dubte que us sorgeixi.
L’accés als instruments de descripció de l’Arxiu, dipositats a la sala de consulta, és lliure per part dels usuaris.
Per respecte als altres usuaris, s’ha de guardar silenci dins la sala. El telèfon mòbil ha de desconnectar-se o silenciar-se quan s’entri. Està totalment prohibit parlar per telèfon a la sala.
Poden consultar-se tants llibres de referència dipositats a la biblioteca auxiliar com es desitgi, sense haver de demanar permís previ. Un cop utilitzats s’han de retornar al seu lloc.
Està autoritzat l’ús d’ordinadors personals a la sala de consulta, però està prohibit l’ús d’escàners.

  • Sol·licitud de documents

Les peticions de documentació només es poden realitzar mitjançant la butlleta de comanda que l’usuari trobarà a la sala. Un cop emplenats tots els camps amb claredat, s’ha d’entregar a la persona encarregada de la sala a través de la finestreta.
El nombre màxim d’unitats documentals que és poden demanar són 5 per sessió. En el cas que les unitats arxivístiques sol·licitades siguin camises, l’Arxiu es reserva el dret de servir-ne fins a un número màxim de deu. En cap cas no es poden demanar cinc unitats arxivístiques que siguin volums i deu camises en una mateixa sessió, sinó que s’ha de fer d’una manera equitativa establerta per l’Arxiu (ex. 1 vol i 8 ca, 2 vol i 6 ca, 3 vol i 4 ca, i 4 vol i 2 ca).
L’horari per sol·licitar la documentació és de 9:00 a 13:00. A partir d’aquesta hora no es pot fer cap comanda nova.

  • Consulta de la documentació

La documentació se serveix d’una en una. Quan l’usuari hagi acabat la consulta d’un document l’ha de retornar a través de la finestreta a la persona responsable de la sala, la qual li donarà el següent document. Queda totalment prohibida la consulta de capses senceres.
L’usuari serà el responsable de la documentació que li sigui deixada per a la consulta, i l’haurà de retornar amb les mateixes característiques, ordre, constitució interna i externa, neteja i condicions en què estava quan va ser facilitada per a la seva consulta.
Per tal d’evitar d’anys a la documentació, només es permet l’ús del llapis; està totalment prohibit l’ús de bolígraf, ploma o retolador a la Sala. També està prohibit calcar els documents, realitzar-hi anotacions, paginar-los i posar marques o senyals per a l’ús privat de l’usuari.
Els usuaris han de vetllar pel tracte correcte i adequat dels documents, tenint en compte la seva singularitat i fragilitat. Està prohibit doblegar els documents, recolzar-s’hi, col·locar-hi al damunt el paper en què s’ha d’escriure i humitejar les pàgines amb saliva.
Sota cap concepte l’usuari no pot treure de la sala de consulta documents o llibres, inclosos els instruments de descripció.
Per a una millor conservació de la documentació, és obligatòria la consulta de reproduccions d’originals en el cas que hi hagi una còpia microfilmada o digitalitzada del document. Es permetrà l’accés als originals quan hi hagi una causa raonada i l’estat de conservació de l’original ho permeti.

  • Reserva de documents

Si l’usuari finalitza la sessió de treball sense haver acabat la consulta del document que té en ús, pot reservar-lo per a dies successius.
El termini màxim de reserva és de 3 dies naturals. Si en aquest termini no és consultat es retornarà al dipòsit.
Les unitats documentals que l’usuari tingui reservades també s’han de demanar mitjançant la butlleta de comanda.

  • Reprografia

Està permesa la utilització de càmera fotogràfica, sempre que no es faci ús del flaix i siguin reproduccions puntuals.
S’ha d’informar el responsable de la sala de consulta i omplir un formulari de sol·licitud de permís.
No es permet la reproducció total dels llibres, d’unitats documentals o de sèries.

  • Altres aspectes

Està prohibida la reproducció parcial o total dels instruments de descripció de l’Arxiu.
La reproducció de documents procedents del fons de l’Arxiu s’ha de sol·licitar prèviament per escrit, i és obligat citar la procedència dels documents reproduïts.
S’han de dipositar a l’Arxiu dos exemplars dels treballs publicats en què s’hagi utilitzat algun fons del centre, per tal d’enriquir la biblioteca auxiliar.

Església de Tarragona. Butlletí Oficial de l’Arquebisbat de Tarragona, juny de 2006, núm. 6, pàgs. 354-357